在实际工作中随意在档案上进行编注，由于缺乏科学规划、技术验证和标准规范，在编注的方式、位置、使用材料等方---有很大的随意性，文博展具工厂，甚至同一页档案上编注有多组编号，造成档案管理上的混乱甚至档案损毁。常见的现象有档号公章印记扩散造成档案污染、档案号覆盖档案自身信息、重复杂乱的编号等。严格来说，这都应该认为是对档案的人为损坏。
以此来看，随意在档案上编写档号等管理信息是不科学的，也是不允许的。这就与档案有序管理的要求形成了矛盾。实践中，档案---通过在储藏柜架上编码结合装具内目录巧妙地解决了这一难题。原因就在于虽然档案不宜多次反复编注，但储藏柜架则可以。因此，文博展具，档案装具是对档案进行有序管理的重要手段。
1、支撑作用
档案装具尤其是储藏柜架，具有较大的物理强度，可以保护档案免受直接的外来机械性损害如灾害造成的库房塌陷破坏，还可以分散档案之间的相互挤压损害如变形、粘连、印染等。
2、阻隔作用
储藏柜架可以阻隔外界环境中---因素的作用，包括轻微的机械损害如划伤、磨损等，空气中---因素如温湿度、有害气体等的损害，文博展具技术服务，灾害或---的水灾或火灾损害，粉尘的---影响，以及害虫侵入、霉菌等等。
板材是储物柜的主要组成材料，它的好坏直接决定了产品品质的高低。市面上用的更多的板材主要有纤维板(密度板)、创花板以及胶合板三种，好的储物柜主要使用二聚氢胺压面中密度纤维板，它具有防潮、内结合性好、耐酸碱、耐燃性好的优点。储物柜像滑轨这些配件是日常容易出问题的部位之一，在选择储物柜的时候务必仔细检查一下滑轨，可选择在推拉过程中既流畅又安静的配件，这样的配件磨损比较小，使用寿命也比较长。
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