在实际工作中随意在档案上进行编注，由于缺乏科学规划、技术验证和标准规范，在编注的方式、位置、使用材料等方---有很大的随意性，甚至同一页档案上编注有多组编号，造成档案管理上的混乱甚至档案损毁。常见的现象有档号公章印记扩散造成档案污染、档案号覆盖档案自身信息、重复杂乱的编号等。严格来说，这都应该认为是对档案的人为损坏。
以此来看，随意在档案上编写档号等管理信息是不科学的，也是不允许的。这就与档案有序管理的要求形成了矛盾。实践中，档案---通过在储藏柜架上编码结合装具内目录巧妙地解决了这一难题。原因就在于虽然档案不宜多次反复编注，但储藏柜架则可以。因此，档案装具是对档案进行有序管理的重要手段。
储藏柜架将几个柜体连成一列，每列装有传动装置，地面设导轨，每列柜可在导轨上移动，平时多列柜为一组集放在一起成为一个整体，并在两端装配有锁，使其固定不可移动，密集---储藏柜展览，使用时将整列柜体移开。在整体的两头柜面有门，由多个柜为一列、多列成为一体，称为一组。
防磁柜。有两门、三门、四门等规格，密集---储藏柜展示，外形多像冰箱，密集---储藏柜，柜内有多个抽屉，抽屉内设有隔断。
储藏柜架采用有加强盘的整体架板和有扣勾的挂板，架板组装后平整牢固，齿轮自动挂档结构，摇把可自行停于垂直位置，手柄可折叠，以避免通行障碍;
底盘架组合为焊接底盘分段组合式，加工精密，对接互换性好，节型范围宽;
表面处理采用乳化剂和碱性助洗脱脂，磷酸除锈，钝化后粉末喷涂，密集---储藏柜技术服务，装饰防护性能好，附着力强，架体内壁的处理方法和外表的处理方法相同。
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